Az adatfeldolgozást és –tárolást is forradalmasítja a Számlaközpont új fejlesztése
A papír alapú nyomtatott bizonylatokat egyetlen szkennelés után, bármelyik munkatárs beavatkozása nélkül elektronizálja, hitelesíti és kereshetővé teszi egy hazai start-up, a Számlaközpont új fejlesztése. A DNT nevű rendszer megkönnyíti a vállalatok életét: Magyarországon ugyanis még csak a vállalatok negyede használ elektronikus dokumentumkezelő rendszert, mivel az eddigi módszerek időigényes és költséges manuális munkát is igényeltek. Pedig a hagyományos, papír alapú iratkezelés az elektronikus megoldás 15-szörösébe is kerülhet.
Új termék? Új szolgáltatás? Mutassa be fejlesztését - pályázzon most! Üzletfejlesztési Díj 2014 >>>
Annak ellenére, hogy jelentősen növelik a cégek hatékonyságát, az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek elterjedése Magyarországon még várat magára"” – indokolja Nyíri Viktor, az X-Ventures Kockázati Tőkealap-kezelő befektetési partnere, miért látott fantáziát a Számlaközpont DNT (DoNotType, azaz "ne gépelj!") nevufelho alapú DMS, azaz document management system szolgáltatásában, amely a céghez beérkezett, papír alapú bizonylatokat egyetlen szkennelés után, bármelyik munkatárs beavatkozása nélkül elektronizálja, hitelesíti és kereshetővé teszi, majd szövegbányászati módszerek segítségével azokból automatikusan adatbázist épít. A GKINet 2012-es kutatása szerint csupán a hazai középvállalatok negyede használ DMS-rendszert, a többi cég pedig még mindig iktatókönyvet vagy táblázatkezelő programot vesz igénybe.
A rendszer nagy előnye, hogy a teljes bejövő (és kimenő) számlaállomány elérhetővé válik elektronikusan, így nincs is szükség papír alapú dokumentumok tárolására és archiválására. Akárcsak a számítógép mappa és fájlrendszere, ezek az adatok is kereshetők, rendszerezhetők és átláthatók. Bármelyik számla megtalálható, akárhol, akármilyen számítógéppel is dolgozunk, még abban az esetben is, ha éppen a cég által megbízott könyvelő dolgozik vele.
„A DNT azért egyedülálló rendszer az egész világon, mert más szoftverek esetében drága és időigényes adatbevitelre, gépelésre van szükség, majd az archiválásról is gondoskodni kell, míg nálunk erre nincsen szükség.Nem kell sem informatikusra, sem a szkenneren túl eszköz- vagy informatikai fejlesztésre költeni” – mondja Szőnyi György, a Számlaközpont Zrt. vezérigazgatója. „Ezeka gépeléssel együtt mind kiválthatók a mi rendszerünkkel. Ha hiba csúszna az adatfeldolgozásba, tőlünk segítséget kap az ügyfél.”
Hogyan zajlik a folyamat?
A szkennelt információt a szoftver a karakterek felismerésével és a szöveg értelmezésével(kulcsszavas kereséssel és adatbányászati módszerekkel) feldolgozza, és az így feldolgozott, strukturált adat visszakerül az ügyfélhez, illetve az ügyfél választásának megfelelően annak könyvelőprogramjához, iktatórendszeréhez vagy nagyobb cég esetén vállalatirányítási rendszeréhez (ERP). Nem egyszerű szövegfelismerő szoftverről van szó; a DNT képes értelmezni a beolvasott szöveget. A program például felismeri a „vevő” szót, de nem csupán megjeleníti, hanem értelmezi, hogy ha ezt a szót találja meg, akkor az utána következő információ a vevő neve lesz. Így ez a tétel – a vevő neve – automatikusan kereshetővé, rendszerezhetővé válik. (Számlaközpont, szerkesztve)
Kapcsolódó olvasnivalók:
Magyar Dokumentumkezelési Díj - Keressük az év dokumentumkezelő rendszerét
CW Akadémia - új tanfolyam: Digitalizálás (szkennelés) a gyakorlatban vizsgával és névjegyzékkel
Elektronikus aláírás, hitelesség az üzleti folyamatokban, hiteles dokumentumkezelés tanfolyam
