Az elektronikus számla kiállítása, befogadása és megőrzése
Az elektronikus számla egyre fontosabb a vállalkozások életében. Tegye magát nélkülözhetetlenné: kiemelkedési lehetőséget kínálunk elektronikus számla szakértőként. Jelentkezzen MOST tanfolyamunkra kedvezménnyel! Nézze meg, hogy mennyivel többet adunk MOST Önnek: E-számla szakértő tanfolyam >>>
Az elektronikus számlák egyre inkább kezdenek elterjedni a gazdaságban. Számos félreértés, nem megfelelő gyakorlat kialakítása mellett megfigyelhető azonban fejlődés abban, miként tekintünk az elektronikus számlára. Aki a közszolgáltatóktól kizárólag elektronikus számlát kap, hamar ráébred a megoldás egyszerűségére, könnyen kezelhetőségére. Ha egy korábbi számlára van szükségünk, elegendő a webfelületen csupán néhány kattintással megnyitni az adott számlát, nem kell a papírok közül előkeresni. Az elektronikus számlának azonban nem ez az egyetlen előnye.
A társaságok esetében az elektronikus számlák más jellemzőit tekinthetjük lényegesebbeknek, a számla előkeresésére fordított idő nem jelenik meg ezek között, bár akár alapvető szempont is lehet egy havonta több ezer számlát kiállító társaság esetében. Sokkal fontosabb a költségek csökkentése, az ügyviteli folyamatok racionalizálása, a hibák számának a csökkentése. Az elektronikus számla éppen a digitális megjelenésével teszi lehetővé a gyors kommunikációt, adattovábbítást. Mindezt pedig olyan módon, hogy a bizonylat a kommunikáció és feldolgozás során mindvégig hiteles marad.
Az elektronikus számla hátrányaként szokás emlegetni azokat a tulajdonságokat, amelyek éppen a digitális megjelenésből fakadnak: nincs kézzelfogható bizonylat, melyre könnyen lehet különböző feldolgozási adatokat rögzíteni, nem lehet a papír alapú számlákhoz hasonlóan lefűzve egy mappában tárolni. Az elektronikus számla magával hoz ugyanakkor egy új dokumentumkezelést és egy új szemléletet. E változás nem jelenik meg ugyanakkor azoknál a társaságoknál, amelyek csupán egy-két elektronikus számlát fogadnak be vagy állítanak ki. Jelentős áttörést akkor tapasztalhatunk, ha az elektronikus számla jobban elterjed egy-egy gazdasági környezetben és a társaságon belül is. A technikai és technológiai fejlődés nemcsak abban jelenik meg, hogy egy számlát, bizonylatot elektronikus formában küldenek meg és fogadnak be, hanem a további kezelés technikáját is megváltoztatja. Ezzel párhuzamosan a jogszabályi környezet ugyancsak folyamatosan fejlődik, melynek során az elektronikus számla liberalizációja és az adatok adóhivatali ellenőrzésre történő egységes formába öntése egyszerre jelenik meg.
Cikkünk összefoglalja azokat a követelményeket, melyek az elektronikus számlázással kapcsolatban felmerülhetnek. Az elektronikus számlákat jellemzően számítógépes számlázórendszerből állítják elő, ezért ebben a témakörben is fontos kiemelni azokat a követelményeket, illetve azok változásait, melyek a számla formátumától függetlenül minden számlázórendszer esetében megjelennek.
1. Mi is az elektronikus számla?
Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 169. §-a alapján elektronikus számla olyan dokumentum, mely tartalmazza a jogszabály által előírt adatokat és elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.
A hatályos szabályozás alapján két időpillanatban kell megvizsgálnunk a dokumentumot: az elküldéskor és a befogadáskor. Amennyiben e két időpillanatban elektronikus dokumentumot látunk, akkor elektronikus számlázásnak minősül a választott megoldás. Nem szükséges tehát, hogy a számla a kiállításakor bizonyos technikai, technológiai követelményeknek megfeleljen, technológiától függetlenül beszélhetünk ugyanis az elektronikus számláról.
Annak eldöntése, hogy a fenti fogalmi meghatározás alapján milyen okirat minősül elektronikus számlának, egyedi elemzést igényel. Pont ez a lényege az alábbiakban részletezett 2013-as változásoknak: a számlakiállításra kötelezettre és a számla befogadójára bízza a megfelelő módszer és technika kialakítását. Ugyanakkor e körben nem csupán az áfatörvényt szükséges szem előtt tartanunk, hanem egyéb más jogszabályi kapcsolatokat is. Így például egy elektronikus aláírás és időbélyeg nélkül, e-mailben elküldött PDF-dokumentum is elektronikus formában megjelenő számlának minősül, bár nem felel meg a jogszabályi követelményeknek. A jogszabály három alapkövetelményt említ meg, melyet minden elektronikus számlának teljesítenie kell. Ezek:
− az eredet hitelessége,
− az adattartalom sértetlensége,
− az olvashatóság biztosítása.
A PDF-dokumentum az eredet hitelességét és az olvashatóságot ebben az esetben még teljesíteni tudja, ugyanakkor az adattartalom sértetlenségét vizsgálva már nem lesz tökéletes megoldás. A mindenfajta védelem nélküli PDF-dokumentum ugyanolyan könnyen szerkeszthető, mint egy Word-dokumentum, csak a megfelelő programot kell megtalálnunk hozzá.
2013-tól nincs arra vonatkozó előírás, hogy elektronikus számlát milyen technikával lehet előállítani. (A 2012. december 31-éig hatályos jogszabályi környezet alapján elektronikus számlát kizárólag legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel, illetve EDI-rendszeren keresztül lehetett Magyarországon kiállítani. 2013-tól e két módszer példálózó jelleggel maradt az áfatörvényben, amelytől a két érintett fél szabadon eltérhet. A gyakorlatban azonban ritkán látunk arra vonatkozó példát, hogy a két üzleti fél alapvetően eltérne az elektronikus aláírás vagy az EDI-rendszer technikáitól. A két technológia ugyanis tökéletesen teljesíti a jogszabályi előírásokat és a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelettel [a továbbiakban: 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet] is teljes összhangban van. Ráadásul olyan technikákról beszélünk, melyek viszonylag nagy múltra tekintenek vissza Magyarországon. Az elektronikus számlázás 2004-es megjelenésétől ez a két technika jelenti ugyanis magát az elektronikus számlát. (FOLYTATJUK A SOROZATOT - ado.hu)
****
Papírmentes Évvel, elektronikus számlázás tanfolyammal és konferenciával kapcsolatban további információ: Fodor Zoltán, 06 (20) 402 91 49 vagy info@uzletfejlesztes.hu.
