Válságkezelés papírmentes irodával
A 2007-2008 pénzügyi válság utolsó hullámai lassan Magyarországon is lecsendesednek.
Ugyanakkor a gazdasági nehézségek nem értek véget, a magyar vállalkozásoknak újabb nehézségekkel (euróválság, energiaválság, üzemanyag- és élelmiszer árak robbanása, amely minden gazdasági szereplőre hat) kell szembenézniük. Az újabb válságok az eddigieken túl is arra kényszerítik a cégeket, hogy még több költségeket takarítsanak meg, illetve növeljék folyamataik hatékonyságát. Ennek egyik legkézenfekvőbb módja lehet az üzleti folyamataikhoz kapcsolódó dokumentumok kezelésének újjászervezése. Ehhez a tevékenységhez a papírmentes iroda koncepció nyújt segítséget.
Sokan közülünk még sokkal fiatalabbak voltak, amikor a papírmentes iroda gondolata megszületett és futótűzként mindjárt el is terjedt. Akkor váltak tömegesen elérhetővé a számítástechnikai, irodatechnikai termékek, amelynek révén a "legyártott" "papírokba" szinte szó szerint bele lehetett fulladni (fénymásolók, nagyteljesítményű nyomtatók).
Ekkor döbbentek rá a szervezetek, hogy tömegesen kerülnek előállításra elektronikusan dokumentumok (számlák, szerződések, fuvarlevelek stb.), amelyeket ezután kinyomtatnak, majd így juttatják el az üzleti partnerekhez, akiknek a saját folyamataiban általában azok ismét digitalizálásra kerülnek.
Ennek a pazarlásnak a felismerése vezetett a Papírmentes Iroda Kkoncepció megszületéséhez. A papírmentesítés gondolata az idők folyamán folyamatosan fejlődött és kiegészült, legnagyobb részt a költségmegtakarítás (spórolás), illeve a környezetvédelemben (kisebb papírfelhasználás) okok miatt.
Új lendület a papírmentesség gondolatának: fenntarthatóság, társadalmi felelősségvállalás és zöld iroda
A közelmúltra reális elképzelések kezdtek kialakulni. Szemmel látható volt, hogy a teljes papírmentesítés ötlete a legtöbb helyen (jogi vagy emberi okok miatt) lehetetlen - viszont mivel a kiinduló problémák megmaradtak, a radikális "paperless" gyógyszer keserűségét megpróbálták a "less paper" koncepció édesebb formulájával felváltani. A "kevesebb papíros iroda" a gyakorlatban sokkal jobban megvalósíthatónak tűnt - és mind a mai napig úgy tűnt, hogy ez lesz a járható út.
És itt állunk most, válság után, válság előtt, a nadrágszíjmeghúzások időszakában, és a papírmentesítés megint felbukkan a múlt ködéből - és aktuálisabbnak látszik, mint valaha. Az üzlet új játékosai azonban a régi hangszerelés egyszerű lejátszása helyett azonban újra írják a kottát: a szerzők kezét ezúttal a fenntarthatóság, a zöld iroda és a CSR vezérli. Már nem kívánják egyszerre az egész papíralapú világot megváltani - részenként igyekeznek újabb és újabb területeket elhódítani, mint például a számlák elektronikus előállítása és befogadása.
Papírmentes Iroda tanulmány az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetségtől
2011 februárjában indult meg a munka az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetségben (IDSzSz - www.idszsz.hu), amelynek célja egy olyan tanulmány létrehozása, amely gyakorlati támpontot ad a magyar vállalkozásoknak, bemutatva, hogy milyen eszközöket használhatnak a dokumentumkezelés eszköztárából folyamataik hatékonyabbá tételéhez és gazdálkodásuk racionalizálásához.
Az átfogó, hiánypótló szakmai írás a versenyszféra résztvevői számára tartalmazza a Papírmentes Iroda koncepció minden fontos elemét - kiegészülve és ötvözve napjaink fontos vezetői elképzeléseivel, mint a környezetvédelem, fenntarthatóság, illetve a felelősségvállalás (CSR). A tanulmány a gyakorlatban segít egy szervezet számára kialakítani azt a hatékony, költségtakarékos fenntartható üzleti folyamatot, amely segíti őt a versenyképesség elérésében.
A tanulmány megírására a magyar dokumentumkezelés neves cégei és szakemberei vállalkoztak, mint egyebek mellett a Canon Hungária Kft., az Eastron Kft., a DocuScan Dokumentumkezelő Kft.
A tanulmány várhatóan május elejére készül el és mindenki megigényelheti (elektronikus formában, ingyenesen) az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetségnél: Fodor Zoltán IDSzSz elnök, www.idszsz.hu, 30/600 31 26, fodor.zoltan@idszsz.hu, Skype: fodor.zoltan.skype
Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség
Az IDSzSz független, nyitott, szakmai szerveződés, amely minden iratkezelés, dokumentummenedzsment, tartalomkezelés terület iránt érdeklődőt vagy abban érintettet szeretettel vár tagjai közé, a beszállítói, illetve a felhasználói oldalról, illetve a versenyszektor vagy a közszféra területéről egyaránt.
A Szakmai Szövetség célja, hogy a piac számára egyfajta referenciapontot jelentsen: tagjai magas felkészültségi szinten, a dokumentumkezelés iránti elkötelezettséggel végzik tevékenységüket és ennek érdekében egyfajta védjegy bevezetését tervezi, hogy a piaci szereplők keresését megkönnyítse.
Szakmai katalógussal, névjegyzékkel segíti a hozzá információért fordulókat.
Közös, Elektronikus Iratkezelés munkacsoportot működtet az Informatikai Vállalkozások Szövetségével.
IVSZ honlap: Megalakult az IVSZ Elektronikus Iratkezelés munkacsoportja >>>
IVSZ honlap: Megalakult az IVSZ Elektronikus Iratkezelés munkacsoportja >>>
További információ: Fodor Zoltán IDSzSz elnök, www.idszsz.hu, 30/600 31 26, fodor.zoltan@idszsz.hu, Skype: fodor.zoltan.skype.
